Vận tải quốc tế bằng đường biển là hình thức vận chuyển hàng hóa có từ lâu đời và được sử dụng rất phổ biến hiện nay. Vì vậy ở nước ta việc xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển thường được lựa chọn làm phương thức vận chuyển cho lô hàng xuất – nhập khẩu.

Bước 8: Vận chuyển hàng hóa về kho

Để điều kho và vận chuyển hàng hóa về kho, doanh nghiệp cần đến phòng thương vụ của cảng và mang theo lệnh giao hàng (D/O) để đóng phí. Sau đó giao cho tài xế những chứng từ như: phiếu EIR, D/O,... để được cấp phép vận chuyển hàng hóa về kho.

Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến

Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày bạn sẽ nhận được thông báo hàng đến từ phía hãng tàu hay đại lý.

Thông báo hàng đến (ARRIVAL NOTICE) là giấy thông báo chi tiết của Hãng tàu; Đại lý giao nhận thông báo cho bạn biết thời gian lô hàng của bạn dự kiến sẽ cập bến. Các thông tin trên thông báo hàng đến có phần tương tự các thông tin trên Bill. (Tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…).

Ngoài ra còn có các phụ phí (Local charges) được ghi rõ trên đó.

Khai báo hải quan hàng nhập:

Chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Việc chuẩn bị chứng từ sớm và chuẩn xác sẽ đóng góp đế 95% tiến độ khai báo hải quan. Cũng như tiết kiệm chi phí hải quan cho doanh nghiệp bạn.

Xác định những việc cần làm đối với 1 lô hàng nhập khẩu:

Bước này có nghĩa là khi lô hàng của bạn nhập khẩu về, bạn cần xác định trước là mặt hàng cần nhập là gì? Tham khảo trước mã HS (HS code) cho hàng hóa, thuế nhập khẩu là bao nhiêu? Có được hưởng ưu đãi hay không, những thủ tục và công việc nào cần làm khi lô hàng về tới Việt Nam?

Chuẩn bị bộ hồ sơ, chứng từ khi hàng về tới Việt Nam. Sau khi nhận được thông báo hàng đến, lúc này bạn cần chuẩn bị những chứng từ để làm thủ tục cho lô hàng.

Lưu ý: Một số mặt hàng nhập khẩu yêu cầu cần phải có giấy phép, chứng nhận đặc thù,… của các bộ ngành liên quan. Bạn cần tìm hiểu kỹ các loại chứng từ này và gấp rút hoàn thành sớm để lô hàng được “Giải phóng”.

Nhờ sự phát triển của công nghệ, hiện nay chúng ta không còn phải khai báo hải quan bằng hồ sơ giấy rất chậm chạp và nhọc nhằn như trước nữa.

Thay vào đó, chúng ta có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Trong đó, phần mềm hải quan điện tử được sử dụng phổ biến nhất là ECUS5 – VNACCS.

Ngoài chứng từ ra, đặc biệt cần lưu ý là chữ ký số dùng để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.

Doanh nghiệp chưa có hoặc chữ ký số gặp trục trặc thì cách giải quyết tốt nhất là trả phí khai đại lý hải quan để kịp tiến độ lô hàng. Nhưng về lâu dài thì cần có chữ ký số để tránh phát sinh các chi phí.

Khi đã có chữ ký số và bộ chứng từ đầy đủ cần thiết, cần kiểm tra chứng từ thật kỹ. Việc kiểm tra được thực hiện để xem xét sự thống nhất, chính xác của các chứng từ hay số liệu. Nhất là việc hợp lệ của C/O – để được miễn giảm thuế.

Hơn nữa phải xem xét để áp mã HS một cách chính xác nhất có thể cho lô hàng. Tránh trường hợp bị bác bỏ mã HS thì sẽ không được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu. Một khâu nhìn có vẻ đơn giản nhưng ảnh hưởng khá nhiều đến giá trị lô hàng của bạn.

Tiến hành lên tờ khai bằng cấp đăng nhập vào phần mềm khai hải quan. Điền các thông tin theo như yêu cầu và cắm chữ ký số vào để truyền tờ khai chính thức lên hệ thống. Khi tờ khai được truyền chính thức thành công lên hệ thống cũng đồng nghĩa việc trên hệ thống hải quan đã có thông tin tờ khai này.

Sau khi truyền xong, tờ khai được xuất ra sẽ được phân vào 3 luồng:

+ Luồng Xanh: Tờ khai được phân số 1

+ Luồng Vàng: Tờ khai được phân số 2.

+ Luồng Đỏ: Khi tờ khai được phân số 3 .

Việc lên tờ khai chính thức rất quan trọng, yêu cầu thông tin chính xác, số liệu thực tế nhất. Một số trường hợp khai sai có thể sửa được, nhưng có những trường hợp phải hủy tờ khai. Điều này sẽ dẫn đến việc phát sinh chi phí cũng như rắc rối cả trước, sau khi hoàn thành thủ tục cho lô hàng.

Việc hủy tờ khai nhiều, có thể ảnh hưởng xấu đến kết quả phân luồng của những tờ khai sau này.

Đóng thuế và làm thủ tục hải quan thực tế tại cảng

Sau khi tờ khai được phân luồng, số tiền thuế sẽ được hiển thị trên tờ khai dù là luồng xanh, đỏ, hay vàng. (Trừ một số trường hợp được hưởng chính sách miễn thuế).

Số tiền thuế này được hiển thị trên trang đầu tiên của tờ khai và được phân thành các mục cụ thể:

=> Đây là căn cứ để đóng số tiền thuế chính xác.

Số tiền thuế có thể tính toán gần chính xác trước khi lên tờ khai. Phụ thuộc vào mã HS, thuế nhập khẩu, VAT và miễn giảm thuế khi có C/O. Việc tính toán trước số tiền thuế phải nộp, giúp DN chủ động hơn khi tính các chi phí.

Thông thường, việc đóng thuế được thực hiện sau khi tờ khai được phân luồng và thực tế hàng đã về cảng. Tùy thuộc tính chất của lô hàng mà DN quyết định đóng trước hay sau khi làm thủ tục tại cảng.

Số tiền thuế có thể chuyển khoản hay đóng tiền mặt, nhưng để nhanh chóng thì bạn nên đóng tiền mặt. Tránh trường hợp thủ tục đã hoàn tất nhưng thuế chuyển khoản mà vẫn chưa vào nên không thể nhận hàng được. Hiện tại tiền thuế có thể đóng tại ngân hàng hoặc ngay tại cảng. (Nơi làm thủ tục hải quan).

B1: Thủ tục hải quan xuất nhập khẩu

B2: Làm thủ tục hải quan tại cảng

Xuất trình bộ hồ sơ để hải quan xem xét, nếu bộ chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

Sau khi nộp thuế và tờ khai được thông quan thì bạn có thể in mã vạch tại đây. https://www.customs.gov.vn/SitePages/ContainerBarcodeReceiver.aspx. Điền các thông tin theo yêu cầu.

Tham khảo thêm: Tổng hợp các loại chi phí vận tải đường biển

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

Sau khi kiểm tra xác nhận thanh toán của khách hàng thì nhà xuất khẩu cần tập trung vào chuẩn bị hàng hóa cho xuất khẩu. Trên thực tế nhà xuất khẩu có thể là nhà sản xuất hoặc thương nhân nên nghiệp vụ chuẩn bị hàng để xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển cũng rất đa dạng.

Trường hợp 1: Hình thức thu mua để xuất khẩu

Các bước cần làm để có được hàng hóa là:

Trường hợp 2: Gia công chế biến xuất khẩu.

Trường hợp 3: Liên doanh liên kết để xuất khẩu.

Các bước chuẩn bị hàng xuất là:

Chú ý: Trong bước này nhà nhập khẩu thường yêu cầu trong hợp đồng giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Invoice.

Hàng hóa xuất khẩu thường có tiêu chuẩn cao theo các tiêu chí quốc tế nên khi hàng hóa được sản xuất hay chế biến xong cần phải có sự kiểm tra đánh giá để có các chứng thư chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng hóa.

Mặt khác giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng về lô hàng xuất khẩu thường được quy định là một trong các chứng từ thanh toán cần xuất trình cho ngân hàng thanh toán.

⇒ Do đó các nhà xuất khẩu sẽ phải thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hàng hóa xuất khẩu để phát hành chứng thư.

Tùy theo quy định về người ký phát chứng thư về chất lượng và số lượng của lô hàng xuất khẩu bằng đường biển mà các nhà xuất khẩu sẽ tổ chức nghiệp vụ này theo 2 cách sau:

Trường hợp 1: Nhà xuất khẩu tự kiểm tra và phát hành chứng thư

Trường hợp 2: Chứng thư do cơ quan thuê ngoài cấp

Các bước cần làm để có được chứng thư:

Chú ý: Trong bước chuẩn bị hàng xuất hiện giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng.

Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển rủi ro hàng hóa. Nghĩa vụ thuê tàu (nếu có) đối với nhà xuất khẩu thuộc về các điều kiện thuộc nhóm C, D trong Incoterms.

Về cơ bản thực hiện việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:

Chú ý: Trong bước này sẽ xuất hiện vận đơn đường biển Sea way bilL

Việc mua bảo hiểm (nếu có) cũng không phải là bắt buộc đối với nhà nhập khẩu. Trong các điều kiện mua bán theo các điều kiện CIF, CIP nhà xuất khẩu mới thực hiện nghiệp vụ mua bảo hiểm.

Để mua được bảo hiểm nhà xuất khẩu phải có hợp đồng ngoại thương và các chưng từ liên quan đến việc giao hàng theo hợp đồng đó.

Vì vậy cần xem xét kỹ hợp đồng và thư tín dụng để thực hiện các nghiệp vụ sau:

Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải người xuất khẩu cần phải khai báo hải quan cho các điều kiện cơ sở giao hàng nhóm F, C, D. Thực hiện việc thông quan hàng hóa theo quy định của quốc gia sở tại.

Đối với Việt Nam việc thông quan hàng hóa cần phải xuất trình các chứng từ hải quan bao gồm:

Quy trình và nghiệp vụ khai báo và thông quan hàng hóa bao gồm:

(1): Mua tờ khai và khai báo theo mẫu quy định(không dùng bản sao hay tẩy xóa).

(2): Nộp tờ khai và đang ký đợi kiểm hóa.

(3): Nhận thông báo kiểm hóa vận chuyển hàng đến địa điểm kiểm hóa.

(4): Ký xác nhận chủ hàng vào tờ khai, để hải quan kẹp chì, xin xác nhận hàng đã kiểm của hải quan và nhận thông báo thuế nếu có.

Nghiệp vụ vận chuyển chặng chính sẽ liên quan đến cách giao hàng của nhà xuất khẩu. Căn cứ vào việc lưu kho, lưu bãi sẽ có hai cách giao hàng xuất khẩu như sau:

Trường hợp 1: Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ kho hay chủ cảng và sau đó chủ kho hay chủ cảng chủ động giao hàng lên tàu.

Trường hợp 2: Đối với hàng xuất khẩu không cần lưu kho lưu bãi hãy giao trực tiếp cho hãng tàu vận chuyển

Căn cứ vào việc gửi hàng theo phương thức đóng cont cũng có hai phương thức là gửi hàng nguyên cont và gửi hàng lẻ

Trường hợp 1: Nhà xuất khẩu gửi hàng nguyên cont sẽ thực hiện những nghiệp vụ sau

Trường hợp 2: Nhà xuất khẩu gửi hàng lẻ cũng thực hiện các bước như đóng hàng nguyên cont nhưng cần bỏ sung cách giao hàng không dùng nguyên vỏ cont

Hàng hóa sẽ giao cho người chuyên chở để gom hàng đóng cont tại địa điểm của hãng vận chuyển hay đại lý ấn định.

Người chuyên chở xếp cont lên tàu và ký phát vận đơn cho người gửi hàng.